Procedimentos Operacionais Padrão: você está fazendo isso da melhor forma?

Procedimentos Operacionais Padrão (POP) fazem parte da rotina da indústria farmacêutica e esse é um assunto que, por mais saturado que possa parecer, ainda é motivo de inúmeros desvios relacionados a execução incorreta de atividades.

Mas, alguma vez você avaliou se seus procedimentos realmente são úteis e de fato orientam corretamente os colaboradores?

Quando falamos de procedimentos em indústrias farmacêuticas, sabemos da quantidade de documentos que precisam ser gerados e esse volume às vezes prejudica a qualidade e padronização dos POPs. É comum, por exemplo, que durante investigações de desvios percebamos que nosso método de orientação não é o mais adequado e, portanto, passível de melhorias.  

Mais do que seguir as velhas premissas de linguagem clara, inequívoca e adequada ao processo é preciso levar em consideração que nossa forma de comunicação passou por uma revolução nos últimos anos. O volume e a facilidade de acesso às informações nos transformou em consumidores de conteúdo exigentes, que não se prendem à textos cansativos e pouco atrativos.

E essa mudança de comportamento reflete-se em nossa rotina profissional. Infelizmente, sabemos que nem todos vêem os POPs como uma ferramenta de auxílio no dia-a-dia, e, por vezes, recorrem a instruções informais para execução de suas atividades.

Então, como podemos mudar isso?

Como podemos transformar nossos procedimentos operacionais padrão em documentos amigáveis e de real referência?

Sabemos que esta é uma tarefa difícil considerando a tecnicidade e complexidade dos assuntos que tratamos em nossa rotina. Aqui vão algumas dicas para que você tente melhorar seus documentos:

• Use e abuse de fluxogramas.

Particularmente, indico que esse seja o primeiro tópico de seu procedimento. Dessa forma, já no início da leitura do documento o colaborador poderá ter uma visão geral do tema. Além disso, facilita a consulta em caso de dúvidas.

• Dê preferência a frases curtas e diretas.

Prender a atenção de seu leitor é crucial para que o assunto seja absorvido da forma correta. Inserir textos longos pode fazer com que os colaboradores se percam no meio da instrução.

• Escreva para que qualquer um possa ler.

É bem comum que sejamos tendenciosos a achar que um assunto é simples quanto já temos o domínio dele. Assim, quando for escrever um procedimento, dê um passo atrás, lembre-se de quando esse assunto era um mistério para você. Tente descrever todas as etapas sem presumir que seu leitor já tenha o mesmo conhecimento que você. Se possível, permita que um dos revisores seja uma pessoa leiga no processo para que você possa avaliar o nível entendimento do POP. Nesse ponto, chegamos a próxima dica:

• Conheça seu público alvo. 

É crucial que o gerenciamento de treinamentos esteja intimamente relacionado com a área de documentação técnica. Procedimentos ligados à operação precisam e devem ter uma linguagem diferenciada daqueles que são direcionados, por exemplo, a atividades gerenciais. Verificar e determinar a matriz de treinamento de seu POP é um fator que ajuda muito no momento da elaboração de procedimentos.

• Preocupe-se com a aparência de seu documento.

É um fato! Documentos bem formatados e organizados fazem com que a leitura seja mais atrativa. A princípio pode parecer um cuidado menor, mas considere que seu objetivo é fazer com que seus procedimentos sejam realmente eficazes, então, vale a pena usar de todas as armas possíveis.

E além disso, nunca é demais lembrar:

• Estabeleça os itens mínimos para padronização de seu procedimento: objetivo, responsabilidades, descrição do procedimento, anexos e histórico. Dê uma atenção especial a esse último item. Como sabemos, ter rastreabilidade das alterações é crucial para o controle de nossas atividades.
• Determine o fluxo de aprovações dos documentos. É primordial que a aprovação seja realizada por um responsável da área emissora; aconselhável que seja executada pelos responsáveis das áreas com responsabilidade e também por um representante da área de segurança do trabalho (quando aplicável) e; obrigatório que passe pela aprovação de um representante da Garantia da Qualidade.

Não deixe que seus procedimentos sejam meros documentos para apresentação em auditorias, use essa ferramenta a seu favor. Profissionais bem orientados trabalham melhor, incorrem em menos erros, geram menos desvios, contribuindo para a melhoria de seu sistema da qualidade.

Você tem algum procedimento que gostaria de melhorar? Quer uma sugestão de como poderia ser estruturado? Entre em contato com conosco, que ficaremos felizes em discutir sobre e te mostrar, na prática, como aplicar essas dicas.