Relatório de Tendências de Desvios

Na rotina das atividades de Garantia da Qualidade, uma de nossas principais ações é o gerenciamento de não conformidades, englobando o registro, a avaliação, a investigação e estabelecimento de ações corretivas e preventivas (CAPA – do inglês Corrective and Preventive Action).

Esse é um tema bem estabelecido nas normas regulatórias aplicáveis à indústria farmacêutica, porém há uma ferramenta, às vezes negligenciada em nossa rotina, que pode se mostrar eficaz e capaz de influenciar em nossa percepção de tratativas e índices de reincidência de não conformidades: os relatórios de tendência de desvios.

Aqui nesse artigo iremos falar sobre a estruturação desse documento e de como podemos utilizá-lo para a verificação do sistema de qualidade de sua empresa e de melhoria de seus processos.

A emissão dos Relatórios de Tendência visa avaliação dos desvios encerrados e abertos em um período pré-determinado e tem como objetivo verificar as principais causas raízes identificadas, bem como status das ações propostas e sua eficácia. Adicionalmente, os relatórios de tendência podem indicar a necessidade ações sistêmicas para reduzir a criticidade e incidência de desvios.

Através da avaliação dos dados do gerenciamento de não conformidades a Garantia da Qualidade pode detectar antecipadamente tendências de ocorrências de desvios possibilitando que ações direcionadas sejam tomadas.

É claro que para ter um relatório de tendências de desvios robusto e significativo é preciso que o procedimento de gerenciamento de não conformidades esteja bem estabelecido e forneça dados suficientes para uma avaliação completa, além disso vale considerar que a condução de suas investigações seja robusta e abranja a análise de todos os fatores que possam ter interferido para geração do desvio. Mas sobre essa estruturação, falaremos em outro momento. O importante agora é que você verifique quais são as informações significativamente relevantes que você possui para avaliação do cenário como um todo.

Podemos começar com: área de ocorrência do desvio; produto envolvido; causa raiz; colaboradores envolvidos; criticidade do desvio. Com essas informações básicas já é possível iniciar uma ótima avaliação.

Atenção, esse primeiro passo para elaboração do relatório pode parecer trabalhoso, mas é essencial para que seu relatório realmente apresente a situação das não conformidades em sua empresa: é preciso CATEGORIZAR!

Algumas empresas contam com softwares de gerenciamento de desvios, mas se esse não é o seu caso, não precisa se preocupar, o planilhamento de dados é eficaz e como primeiro passo, às vezes, mais eficiente para que você conheça seu sistema. Crie categorias macro para cada um dos parâmetros a serem avaliados. À princípio poderá parecer simplista, mas com o amadurecimento do seu gerenciamento você poderá destrinchar essas categorias.

Com os dados compilados, é hora de colocar a mão na massa.

Dados em planilhas não nos permitem verificar a evolução do cenário ao longo do período determinado, portanto, crie gráficos em que seja possível avaliar os parâmetros selecionados ao longo dos meses. É importante também que você faça uma avaliação em relação aos dados coletados no período anterior do relatório. Por exemplo, se sua frequência de emissão do relatório de tendências for trimestral, compare os parâmetros entre trimestres para que possa verificar a evolução (positiva ou negativa) de cada um.

Uma vez que não há previsão regulatória para a frequência de emissão desses relatórios, diria que em um cenário ideal, a avaliação trimestral seria a ideal para que você não deixe passar tendências e para que suas ações não sejam tardias. Importante também que ao final de um ano seja avaliado o cenário das não conformidades de sua empresa.

Após a elaboração desses gráficos e análises, indico uma das principais preocupações que você deve ter com seus relatórios de tendência de desvios: DIVULGAÇÃO! É altamente impactante para as áreas envolvidas ver os resultados de seus setores ao longo de um período, tanto se os resultados forem positivos quanto negativos. Essa entrega do senso de responsabilidade é crucial para uma cultura de qualidade seja estabelecida em sua empresa como um todo e não fique restrita aos interesses da Garantia da Qualidade. Você pode utilizar comunicados via correio eletrônico, reuniões de comitês da qualidades, anexar informes em murais. O importante é que todos os envolvidos fiquem cientes dos resultados verificados e dos seus impactos.

Com todos devidamente comunicados, é hora de verificar se existem ações sistêmicas que podem ser tomadas para evitar a recorrência de determinados desvios. Acredite, essa analise pode revelar situações que passavam desapercebidas e que com ações direcionadas podem ser resolvidas de forma eficaz. Mas também não se assuste se seu relatório demonstrar que aquelas investigações em que você tinha certeza sobre a causa raiz e para as quais propôs ações tidas como certeiras não tiverem sido eficientes. O importante é que após a avaliação você determine o que precisa ser alterado e como isso vai ser feito.

Importante! Determine seu fluxo de elaboração de relatórios de tendências de desvios em procedimento operacional padrão: indique as áreas responsáveis pela avaliação dos dados, deixe claro os parâmetros que serão avaliados, se e quais ferramentas estatísticas serão utilizadas e a frequência de emissão do documento. Isso, com certeza, facilitará a elaboração.

E lembre-se: os relatórios de tendência são uma das ferramentas mais importantes na implantação e/ou manutenção da cultura de qualidade de sua empresa, quando enxergamos o todo podemos evitar que algo pontual se torne uma tendência negativa marcante!